De regeling OCW subsidies is van kracht geworden. Deze regeling heeft als doelstelling ‘standaard’regels te geven die bij subsidieverstrekking op grond van de Wet overige OCW-subsidies (WOOS) alsmede bij verstrekking van aanvullende middelen op grond van bepaalde onderwijswetten van toepassing zijn.
Beoogd effect
Naar aanleiding van de komst van het rijksbrede Uniform subsidiekader (USK) en de vertaling daarvan in de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (Stcrt. 31 december 2009; hierna ‘Aanwijzingen’ te noemen) is er ook voor het terrein van het onderwijs en voor de subsidiëring op grond van de WOOS voor gekozen om over te gaan op een regeling die een pakket standaardregels bevat die in beginsel bij elke subsidieverstrekking van toepassing zijn en die zo min mogelijk belastend zijn voor subsidieontvangers.
De Aanwijzingen gaan uit van drie standaard uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen waarvan de toepassing wordt bepaald door de hoogte van het subsidiebedrag. De onderhavige Regeling OCW-subsidies sluit daarbij aan. Overigens is het altijd mogelijk om een lager arrangement te kiezen, als het risico op basis van een risicoanalyse laag wordt ingeschat.
Naast deze Regeling OCW-subsidies zullen altijd nog specifieke subsidieregelingen nodig zijn waarin in het bijzonder de te subsidiëren activiteiten zijn vastgesteld. Dankzij de Regeling OCW-subsidies kunnen deze specifieke subsidieregelingen veel eenvoudiger en beperkter van omvang zijn. Zo kan in de specifieke subsidieregelingen worden volstaan met nadere voorschriften over bijvoorbeeld de te subsidiëren activiteiten, het subsidieplafond, extra weigeringsgronden naast de Awb, de wijze van verdeling van de beschikbare middelen (wie het eerst komt, tender), voorschotverlening en betaling.
In de specifieke subsidieregelingen kan overigens worden bepaald dat de Regeling OCW-subsidies (al dan niet op onderdelen) niet van toepassing is, voor zover uiteraard niet in strijd wordt gehandeld met andere voorschriften zoals de Aanwijzingen), bijvoorbeeld om uit een oogpunt van lastenvermindering te volstaan met een lichtere vorm van verantwoording.
Subsidieproces
Voor een goed begrip van deze regeling wordt de grondvorm van het proces van subsidieverstrekking kort beschreven. Gebruikelijk is dat degene die subsidie wil ontvangen, eerst een aanvraag indient.
Als die aanvraag leidt tot subsidieverlening, wordt een voorschot verleend (en betaald) en kunnen de te subsidiëren activiteiten worden verricht. Dit moet gebeuren binnen het kader van de verplichtingen die in de toepasselijke regelingen zijn vastgesteld en – aanvullend – bij de subsidieverlening zijn opgelegd. Nadat de activiteiten zijn verricht, dient de subsidieontvanger een aanvraag tot subsidievaststelling in.
Nadat rekening en verantwoording is afgelegd (bijvoorbeeld aan de hand van een activiteitenverslag en/of een financieel verslag) en uit alle voorgeschreven informatie blijkt dat de activiteiten naar behoren, dat wil zeggen overeenkomstig de voorschriften en verplichtingen zijn verricht, stelt de minister de subsidie vast. Daarna vindt betaling plaats (eventueel met verrekening van voorschotten).
Als blijkt dat de activiteiten niet of niet naar behoren zijn verricht, kan de subsidie lager worden vastgesteld (in voortkomend geval op nihil), waarna tot terugvordering van teveel betaalde voorschotten kan worden overgegaan. Dit hele proces rond subsidieverlening en subsidievaststelling wordt subsidieverstrekking genoemd.
Subsidie- en bekostigingsproces bij onderwijsinstellingen
Het subsidieproces bij onderwijsinstellingen verschilt van het subsidieproces bij andere subsidieontvangers. Binnen de systematiek van de bekostigingswetgeving worden geen aanvragen ingediend (afgezien van de aanvraag om een onderwijsinstelling voor bekostiging in aanmerking te brengen) en vallen de verlening en de vaststelling in beginsel samen: de bekostiging aan onderwijsinstellingen wordt jaarlijks zonder aanvraag direct vastgesteld. Ook dit rechtsmoment kan worden aangeduid met het overkoepelende begrip ‘verstrekking’.
De hoogte van de bekostiging wordt bepaald aan de hand van bekostigingsparameters zoals leerlingaantallen. Naast een aanvraag tot verlening is dus ook een aanvraag tot vaststelling niet nodig. Tevens wordt na het indienen van de jaarverslaggeving (waarmee verantwoording over het daaraan voorafgaande jaar of jaren wordt afgelegd) geen aparte beschikking tot vaststelling gegeven (tenzij de verantwoording aanleiding geeft tot lagere vaststelling, bijvoorbeeld doordat het leerlingaantal tussentijds naar beneden is bijgesteld).
Deze systematiek geldt niet alleen voor de reguliere lumpsumbekostiging maar in beginsel ook voor iedere vorm van aanvullende bekostiging of subsidie op grond van de toepasselijke onderwijswet. Daarom zijn voor bekostigde onderwijsinstellingen in hoofdstuk 3 geen voorschriften nodig voor bijvoorbeeld de verlening, de aanvraag tot vaststelling en de bevoorschotting.
Voor de andere dan bekostigde onderwijsinstellingen zijn daarvoor, door het inwerkingtreden van de Aanwijzingen, wel voorschriften nodig. In voorkomend geval kan echter ook bij aanvullende bekostiging/subsidie aan onderwijsinstellingen worden gekozen voor de gebruikelijke systematiek van subsidieverstrekking zoals beschreven in paragraaf 3.