De stichting en haar personeel

Als bestuurder van een stichting is het belangrijk om te weten welke relatie je hebt met de mensen die voor de stichting werken. Deze relatie beïnvloedt namelijk de verplichtingen van de stichting en jou als bestuurslid.

Voordat we ingaan op de verschillende manieren waarop je mensen voor de stichting kunt laten werken, is het belangrijk om te bepalen in hoeverre deze mankracht een oplossing biedt voor een probleem.

Een stichting zal overwegen personeel of vrijwilligers aan te nemen wanneer er werk moet worden verricht dat de bestuursleden of anderen binnen de stichting niet willen of kunnen doen. Het is cruciaal om helder te hebben waarvoor je mensen nodig hebt. Voor welke werkzaamheden zijn mensen nodig? Voor hoe lang denk je mensen nodig te hebben? Wat voor mensen, met welke kennis en vaardigheden, heb je eigenlijk nodig? Dit zijn vragen die elk bedrijf, elke ondernemer zich stelt.

De eerste vraag is wat het probleem is waarvoor je mensen nodig hebt. Is het een tijdelijk probleem of een structureel probleem? Doet het capaciteitsprobleem zich in bepaalde perioden van het jaar voor? Voor welke taken en voor hoeveel uur heb je iemand nodig? Wat zijn de kosten om iemand aan te nemen? Kan de stichting dit betalen?

Als de stichting dit helder heeft, kun je gericht naar een oplossing zoeken.

Stel, je merkt dat er niemand beschikbaar is om subsidieaanvragen op te stellen. Tot nu toe deed de secretaris van de stichting dit werk altijd, maar het kost steeds meer tijd om een goede subsidieaanvraag de deur uit te doen. Ze kan en wil deze tijd niet (meer) vrijmaken en vraagt of iemand hiervoor kan worden aangenomen. Je kunt nu klakkeloos iemand aannemen, maar wij raden aan eerst te kijken of het aannemen van een personeelslid dé oplossing is voor het probleem.

De eerste stap is het inventariseren van het capaciteitsprobleem. Hoe vaak moet er een subsidieaanvraag worden opgesteld en hoeveel tijd kost dit? Het wordt duidelijk dat er gemiddeld vijf keer per jaar subsidieaanvragen moeten worden opgesteld. De secretaris is voor elke aanvraag gedurende twee maanden per week tien uur aan het werk. Je zou dus iemand tien maanden per jaar voor tien uur per week kunnen inzetten voor subsidieaanvragen. Maar het aantal aanvragen kan variëren, dus is het verstandig om iemand aan te nemen voor bijvoorbeeld tien uur per week? Misschien zijn er andere oplossingen, zoals het uitbesteden van werkzaamheden.

Uitbesteden aan een bedrijf of freelancer

Uitbesteden aan een bedrijf

Het uitbesteden van werkzaamheden aan een bedrijf is een optie voor relatief vaak terugkerende werkzaamheden waarvoor je zelf niet de kennis en kunde in huis hebt, zoals de administratie.

Uitbesteden aan freelancers

Bij samenwerking met freelancers is de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) van toepassing. Dit betekent dat je samen met de freelancer moet vaststellen of er sprake is van een dienstbetrekking. Het gebruik van door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomsten kan hierbij helpen.

Deze overeenkomsten geven duidelijkheid over de arbeidsrelatie en bieden zekerheid dat er geen sprake is van een dienstverband als er volgens de modelovereenkomst wordt gewerkt. Meer informatie over de modelovereenkomsten en de Wet DBA vind je op de site van de Belastingdienst.

Werken met uitzendkrachten en gedetacheerden

Uitzendkrachten

Het inhuren van een uitzendkracht is een alternatief als je tijdelijk veel werk hebt. Voordelen zijn de snelle inzetbaarheid, flexibiliteit in de duur van de inzet en het uitbesteden van de loonadministratie aan het uitzendbureau.

Gedetacheerden

Dit lijkt op het inhuren van een uitzendkracht, maar gedetacheerden zijn vaak specialisten en de tarieven liggen meestal hoger.

Werken met stagiaires

Stagiaires kunnen helpen bij capaciteitsproblemen, maar hun leren staat voorop. Het is belangrijk dat er iemand beschikbaar is om de stagiaire te begeleiden.

Werken met personeel

Als je besluit om mensen in dienst te nemen, is het belangrijk om duidelijk te hebben wat je van iemand verwacht. Dit kun je vastleggen in een functieprofiel. Daarnaast moet je nadenken over de consequenties van het werken met personeel, zoals kosten, administratieve verplichtingen en personeelsbeleid.

Kosten van personeel

De kosten bestaan niet alleen uit het brutosalaris, maar ook uit vakantiegeld, pensioen, reiskosten en verplichte premies voor sociale verzekeringen.

Administratieve consequenties

Je moet de identiteit van nieuwe medewerkers vaststellen, hen aanmelden bij de Belastingdienst en UWV, en een loonadministratie voeren.

Personeelsbeleid

Een goed personeelsbeleid is essentieel voor goede arbeidsverhoudingen. Dit omvat functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken en opleidingsmogelijkheden.

De stichting en vrijwilligers

Vrijwilligers kunnen een uitkomst zijn bij beperkte financiële middelen. Een vrijwilligersovereenkomst kan helpen om de afspraken duidelijk vast te leggen, zoals de taken, het aantal uren en eventuele vergoedingen.

Onkostenvergoeding

Vrijwilligers mogen een vaste onkostenvergoeding ontvangen van maximaal € 190 per maand en € 1.900 per jaar zonder belastingheffing. Bij hogere vergoedingen moeten de werkelijke kosten worden aangetoond.

Verzekeringen voor vrijwilligers

Het is aan te raden om een aansprakelijkheidsverzekering en een ongevallenverzekering voor vrijwilligers af te sluiten. Dit biedt dekking bij schade of ongelukken tijdens het vrijwilligerswerk.