Penvoerders

Waarom een penvoerder?

Een penvoerder is een organisatie die de subsidieaanvraag indient en beheert, en die verantwoordelijk is voor de administratie en rapportage.

Deze constructie biedt verschillende voordelen:

• Geloofwaardigheid: Een bestaande stichting heeft vaak meer ervaring en een trackrecord dat het makkelijker maakt om subsidies aan te vragen.
• Efficiëntie: De stichting kan al systemen en personeel hebben voor het beheer van subsidies, wat het proces efficiënter maakt.

Hoe vind je een penvoerder?

Netwerken

Begin met het aanspreken van je netwerk. Kennen mensen organisaties die mogelijk geïnteresseerd zijn in jouw project?

Directe benadering

Als er organisaties zijn die je bewondert en die raakvlakken hebben met jouw project, schroom dan niet om ze direct te benaderen.

De rol van de penvoerder: Een partnership

Verantwoordelijkheden

De penvoerder is verantwoordelijk voor het indienen van de aanvraag en de administratie, maar de samenwerking kan veel verder gaan.

Inhoudelijke bijdragen

Jij, als initiatiefnemer van het project, kunt waardevolle inhoudelijke bijdragen leveren.

Juridische en financiële overwegingen

Voordat je een samenwerking aangaat, is het essentieel om afspraken vast te leggen in een overeenkomst. Denk hierbij aan:

• Verdeling van verantwoordelijkheden
• Financiële structuur
• Rapportage en controle

Voorbeeldcase: Stichting als penvoerder

In deze bijlage gaan we dieper in op een praktijkvoorbeeld om de rol van een penvoerder in een subsidieaanvraag te illustreren.
We volgen Anne, een gepassioneerde kunstenaar die kunst toegankelijker wil maken voor kinderen uit achterstandswijken. Ze heeft echter geen juridische structuur om een subsidieaanvraag in te dienen. Hier komt Stichting Kunst voor Iedereen in beeld.

Kan een penvoerder bij meerdere aanvragen betrokken zijn?

Sommige geldverleners vermelden expliciet "eenmalige verstrekking aan aanvrager": wanneer een penvoerder voor ons een aanvraag doet, kan deze zelfde stichting dit niet meer voor anderen/voor zichzelf doen?

Is daarmee de optie vergeven aan degene voor wie de penvoerder dit heeft aangevraagd?

Nee, want een penvoerder kan over het algemeen bij meerdere aanvragen betrokken zijn, zelfs als een fonds als voorwaarde stelt dat een aanvrager maar één aanvraag per jaar kan indienen.

Dit is mogelijk omdat de beperking van één aanvraag per jaar meestal geldt voor de aanvragende organisatie of entiteit, niet voor de individuele penvoerder of projectleider.

Dus, als een penvoerder werkt voor meerdere organisaties of projecten die afzonderlijk van elkaar staan, kan hij of zij voor elk van deze organisaties of projecten een afzonderlijke aanvraag indienen. Het is echter belangrijk dat elke aanvraag volledig onafhankelijk is en voldoet aan de specifieke eisen en voorwaarden van het betreffende fonds.

Transparantie en duidelijke communicatie zijn cruciaal zijn als het gaat om de rol van een penvoerder
De penvoerder moet ervoor zorgen dat alle betrokken partijen, inclusief de fondsen waarbij aanvragen worden ingediend, volledig op de hoogte zijn van zijn of haar betrokkenheid bij meerdere projecten. Dit helpt belangenconflicten te voorkomen en zorgt voor een ethische en professionele aanpak van fondsenwerving.

Jaap's reflectie

Het werken met een penvoerder is niet alleen een “noodoplossing” maar kan ook strategische voordelen bieden. Het kan de kwaliteit en slagingskans van het project vergroten door de combinatie van verschillende expertises en netwerken. Dus, als je een waardevol projectidee hebt maar niet de juiste structuur, overweeg dan zeker deze route!